Məlumat-arayış sənədlərinə aiddir - protokollar, aktlar, xidməti məktublar, məktublar, fakslar, teleqrammlar, arayışlar, izahatlar və s.

Protokol

Protokol - toplantı, iclas, müşavirə zamanı idarəetmə qərarlarının gəbul edilməsi prosesini və gəbul edilmiş qərarları əks etdirən sənəddir.

Protokol iclas zamanı sənədləşmə işinə məsul olan işçi tərəfindən hazırlanır. Həmin işçi iclas zamanı iştirakçıların çıxışlarını konspektləşdirir və diktofona yazır.

Bir qayda olaraq, iclasda öncə müəyyən hazırlıq işləri görülür: iştirakçılara iclasın gündəliyində olan məsələlər ilə bağlı informativ materiallar paylanılır.

Protokol müəssisənin daxili blankında hazırlanır və onda aşağıdakı rekvizitlər olmalıdır:

• müəssisənin adı;
• sənədin növü;
• sənədin tarixi (iclasın tarixi);
• sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• sənədin hazırlanması yeri (iclasın keçirildiyi yer);
• protkolun başlığı;
• protkolun mətni;
• imzalar;

Protokolun tarixi iclasın (müşavirənin, toplantının) keçirildiyi tarix hesab edilir.

Protokolun mətni iki hissədən ibarət olur: giriş və əsas.

Giriş hissəsi dəyişməyən məlumatdan ibarət olur: "SƏDR", "KATİB", "İŞTİRAK EDİRDİLƏR" və dəyişən məlumatlardan: sədrin, katibin və iştirakçıların soyadı və adları. İştirakçıların sayış çox olduqda, ayrı kağızda onların siyahısı tutulur, və bu siyahı protokola əlavə edilir, və ya iştirak edənlərin sayı qeyd edilir. Bundan başqa, protokolun giriş hissəsində iclasın gündəliyi qeyd edilir. İclasın gündəliyinə müzakirəyə qoyulmuş məsələlər daxildir. Məsələlər ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir və vaciblik sırası ilə yerləşdirilir. Hər bir məsələ yeni sətirdən yazılır.

Protokolun əsas hissəsi iclasın gündəliyinə uyğun olaraq müvafiq bəndlərdən ibarətdir. İclasın gündəliyinə daxil olan hər bir məsələlərin müzakirəsinin qeydi aşağıdakı sxem üzrə aparılır:

EŞİDİLDİ:

ÇIXIŞ ETDİLƏR:

QƏRARA ALINDI:

İclasın gündəliyinə daxil olan məsələnin sıra nömrəsi "EŞİDİLDİ" sözünün önündə yazılır, ikinöqtədən sonra yeni sətirdən çıxış edənlərin adları və soyadları yazılır və tire işarəsindən sonra çıxışın qısa məzmunu yazılır.

Akt

Akt - müəyən olunmuş faktları təsdiqləyən və bir neçə şəxsin iştirakı ilə tərtib edilən sənəddir.

Aktlar daim işləyən və ya müəssisə rəhbəri tərəfindən xüsusi təyin edilən komissiya tərəfindən müxtəlif səbəblərə görə tərtib edilir. Aktların tərtib edilmə səbəbləri aşağıdakılar ola bilər: əsas vəsaitlərin silinmə aktı, yoxlama aktı, təhvil-təslim aktı, işlərin gəbulu aktı, inventarizasiya aktı və s.

Akt ümumi blankda tərtib edilir. Əgər akt daxili sənəd deyilsə, o zaman, aktda müəssisənin hüquqi ünvanı göstərilməlidir. Aktın rekvizitləri aşağıdakı kimi olmalıdır:

• müəssisənin adı;
• sənədin növünün adı;
• sənədin tarixi;
• sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• sənədin tərtib olunduğu yer;
• aktın başlığı;
• aktın mətni;
• akta olan əlavələr barədə qeyd;
• imzalar

Aktın mətni giriş və şərh hissələrindən ibarət olmalıdır.

Giriş hissəsində aktın tərtib edilməsinin əsası göstərilir (hər-hansı sənədə istinad, təsərrüfat əməliyyatı və s.). Şərh hissəsində akt tərtib edilməsinin məqsəd və vəzifələri, aparılmış işin mahiyyəti və xarakteri, müəyyən edilmiş faktlar, habelə nəticələr və təkliflər ifadə olunur.

Aktın başlığı həmin aktda göstərilən məsələni qısa şəkildə əks etdirməli və adlıq halda feli isim ilə ifadə olunmalıdır (məsələn: "Məktəblərin yeni dərs ilinə hazırlanması haqqında").

Aktın tərtib olunduğu yer və tarix aktda yazılan hadisənin yerinə və tarixinə uyğun gəlməlidir.

Akt mətninin sonunda (imzalardan qabaq) aktın nüsxələri və saxlandığı yer haqqında məlumat yerləşdirilir.

Akt onun tərtib olunmasında iştirak edən bütün şəxslər tərəfindən imzalanır. Bu zaman imza etmiş şəxslərin vəzifələri göstərilir.

Aktı hazırlayanların və bu işdə iştirak edənlərin xüsusi rəyləri olduqda, həmin rəylər imzalardan aşağıda və ya ayrıca vərəqdə yazılır.

Məktub, teleqram və telefonoqramlar

Məktublar xahişin (sorğunun), xahişə cavabın, habelə informasiya xarakterli məlumatların ifadə olunması məqsədilə və bir məsələyə dair tərtib edilir.

Müşayiət məktubları icra üçün göndərilən sənədin icrasının xarakterinə və ya göndərilməsinin məqsədinə dair izahlar tələb olunduqda tərtib edilir.

Məktubun mətni biri digəri ilə məntiqi surətdə bağlı iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə məktubun hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların, hadisələrin və ya sənədlərin (qeydiyyat nömrəsi və tarixi göstərilməklə) təsviri, ikinci hissədə nəticələr, təkliflər və ya xahişlər yazılır.

Teleqraf yazışması ancaq təcili məsələlərə dair aparılır Sorğuya cavab verilərkən teleqram mətninin qabağında həmin sorğunun nömrəsi göstərilir. Mətnin axırında (imzadan əlavə) çıxış nömrəsi qoyulur.

Teleqramlar iki nüsxə çap olunur və icraçı onlara viza verir. İmzalanandan sonra teleqramlar göndərilmək üçün kargüzarlıq xidmətinə verilir. Teleqramda sözlər hecalara bölünmədən və düzəlişlər edilmədən yazılır. İmza yeni sətirdən qeyd edilir və möhürlə təsdiq olunur.

Telefonoqramlardan ölkə, şəhər, rayon daxilində telefonla məlumat vermək üçün istifadə edilir. Telefonoqram verilərkən aşağıdakılar göstərilir: kimin ünvanına verilir, telefonoqramı imzalamış şəxsin vəzifəsi və soyadı, telefonoqramın verildiyi tarix və saat, mətni ötürənin vəzifəsi və soyadı, təşkilatın telefon nömrəsi.

Arayışlar və məlumat vərəqələri

Arayışlar - hadisələrin və ya faktların təsvirini və ya təsdiqini əks etdirən sənədlərdir.

Rəhbərin sorğusu əsasında hazırlanan müəssisənin təsərrüfat fəaliyyəti ilə bağlı arayışlar, misal üçün, malların satışı dinamikası haqqında və s., hazırlayan və ya struktur bölmə rəhəbəri tərəfindən imzalanaraq müəssisənin blankında hazırlanır.

Digər müəssisə və təşkilatların sorğusu əsasında hazırlanan arayışlar müəssisə rəhbəri tərəfindən imzalanır. Arayışda maliyyə xarakterli məlumatlar vardlrsa, arayış müəssisə rəhbəri və baş mühasib tərəfindən imzalanır və möhürlənir.

Arayışın və məlumat vərəqəsinin mətni iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə sənədin hazırlanması üçün əsas götürülən faktlar, ikinci hissədə nəticələr və təkliflər yazılır.

Arayışda və ya məlumat vərəqəsində verilən məlumatın aid olduğu tarix və dövr başlığa daxil edilməlidir (məsələn: "______ il tarixinə olan vəziyyətə görə yaz kənd təsərrüfatı işlərinə hazırlığın gedişi haqqında").

Arayışın və ya məlumat vərəqəsinin sağ yuxarı hissəsində arayış təqdim edilən müəssisənin adı yiyəlik halında yazılır.

Arayşda bir neçə məsələ barədə məlumat verilirsə, o zaman, onun mətni ərəb rəqəmləri ilə sıralanıb hissələrə bölünür. Hər bir hissənin başlığı yazılır. Arayışın mətnində məlumatlar rəqəmlər ilə verildikdə cədvəl formasında verilə bilər.

İstehsal ilə bağlı olan arayışlar və məlumat vərəqələri iki nüsxədə hazırlanır. Bir nüsxəsi soğu göndərənə, digəri isə işə ikilir.

Bir çox hallarda arayışlar işçilərin müəssisədə işlədikləri və əmək haqqları barədə məlumatları təsdiqləmək üçün tərtib edilir. Müəssisə rəhbəri işçilərin sorğusuna əsasən onlara müəssisədə işlədikləri barədə arayışlar verməlidir. Arayışda işçinin vəzifəsi, vəzifə maaşı, kvalifikasiyası, iş vaxtı qeyd edilməlidir. Bu cür arayışlar yiyəlik halında işçinin soyadı, adı və atasının adı (tam olaraq yazılmalıdır) ilə başlayır və bir nüsxədə hazırlanırlar.

Xidməti məktublar

Xidməti məktub - müəssisə rəhəbrinə və ya struktur bölmə rəhbərinə ünvanlanan və mətnində müəyyən məsələlər ilə bağlı ətraflı izahat, nəticə və təkliflər olan sənəddir.

Xidməti məktub (müəssisə rəhbərinə ünvanlanan) standart kağızda əl ilə yazılır və ya kompüterdə tərtib edilir və tərtib edən tərəfindən imzalanır.

Xidməti məktubların rekvizitləri aşağıdakılardır:

• struktur bölmənin adı;
• sənədin növünün adı;
• sənədin tarixi;
• sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• sənədin başlığı;
• sənədin mətni;
• imza;
• sənədin icra edilməsi və işə tikilməsi qeydi.

Xidməti məktubların tarixi onların imzalanma tarixi hesab edilir.

Xidməti məktubların saxlama müddəti 5 ildir.

İzahat

İzahat - bu sənəddə işçi hər-hansı tapşırığın yerinə yetirilməməsi, əmək və istehsal intizamının pozulmasının səbəblərini izah edir.

Adətən izahat yazılı formada standart kağız üzərində hazırlanır. İzahatda aşağıdakı rekvizitlər olur:

• müəssisənin adı;
• müəssisənin struktur bölməsinin adı;
• sənədin növünün adı;
• sənədin tarixi;
• sənədin qeydiyyat nömrəsi;
• mətnin başlığı;
• sənədin mətni;
• imza.