Sənədlər blanklarda hazırlanırlar.

Sənəd blanklarının 2 standart formatı istifadə edilir: 9327 - 60 dövlətlərarası standart üzrə A4 (210x297 mm) və A5 (210x148 mm) formatlı blank və kağızlar.

Blankda və ya blanksız hazırlanan hər bir sənədin səhifəsində aşağıdakı ölçülərdə sahələr olmalıdır:

• 20 mm - sol sahə;
• 10 mm - sağ;
• 20 mm - yuxarı;
• 20 mm - aşağı.

Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanmalıdır. Müstəsna hallarda açıq rəngli, zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.

Hər bir sənəddə zəruri rekvizitlər sənədin növünə görə müəyyən edilir. Bəzi zəruri rekvizitlərin olmaması sənədləri hüquqi qüvvədən salır.

Sənədlər hazırlanarkən təşkilatın adının (bir qayda olaraq sənədin blankında əks etdirilir) və sənəd növünün adının (məktublar istisna olmaqla), sənədin başlığının (mətni A5 (210x148) formatlı kağızda çap olunan sənədlər, teleqramlar və bildirişlər istisna olmaqla) göstərilməsi, sənədlərə ünvan yazılması, tarix və nömrə qoyulması, mətnin razılaşdırılması haqqında qeydlər yazılması, sənədin rəsmiləşdirilməsi, habelə sənədin hərəkəti və icrası haqqında qeydlərin yazılması zəruridir.

Müəssisələrdə tez-tez təkrarlanan birtipli sənədlər (bildiriş, məktub və s.) tərtib edilərkən sənədlərin mətbəə üsulu ilə hazırlanan trafaret mətnli blankları tətbiq edilə bilər.

Müəssisələrin mətbəə üsulu ilə hazırlanan blanklarında aşağıdakı rekvizitlər çap edilir:

• müəssisənin logotipi(emblemi);
• müəssisənin tam adı;
• müəssisənin poçt indeksi, ünvanı, məlumat almaq üçün telefon nömrəsi, faksın nömrəsi və elektron poçtu (əgər varsa).

Rekvizitlər blankların yuxarı hissəsində eninə, bir qayda olaraq, Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində çap edilir. Xarici dildə çap edilmiş rekvizitlərə malik blanklardan istifadə edilməsinə yalnız sənədin mətni həmin blankı göndərən təşkilat tərəfindən xarici dildə yazıldıqda yol verilir.

Müəssisə, onun struktur bölməsi və ya vəzifəli şəxsləri üçün aşağıdakı blank növləri hazırlana bilər:

• ümumi blank;
• məktub blankı;
• müəyyən sənədin blankı.

Ümumi blank istənilən sənəd növü üçün istifadə edilə bilər, məktublar istisna olmaqla.

Ümumi blankda "Müəssisənin logosu(emblemi)", "Müəssisənin adı", "Sənədin tarixi", "Sənədin hazırlandığı və ya nəşr olunduğu yer" rekvizitləri mütləq əks olunmalıdır.

Məktub blankında "Müəssisənin logosu(emblemi)", "Müəssisənin adı", "VOEN" "Sənədin tarixi", "Sənədin qeydiyyat nömrəsi", "Sənədin hazırlandığı və ya nəşr olunduğu yer", "Nəzarət haqqında qeyd", "Sənədin göndərilən ünvanı", "Sənədin başlığı", "Sənədin mətni", rekvizitləri mütləq əks olunmalıdır.

Müəyyən sənəd növünün blankında isə "Müəssisənin logosu(emblemi)", "Müəssisənin adı" "Sənədin tarixi", "Sənədin növü", "Sənədin qeydiyyat nömrəsi", "Sənədin hazırlandığı və ya nəşr olunduğu yer", "Nəzarət haqqında qeyd", "Sənədin başlığı", "Sənədin mətni" rekvizitləri mütləq əks olunmalıdır.

Sənəd bir neçə dildə hazırlandıqda blankın rekvizitləri bu dillərdə təkrarlanmalıdır.

Sənədlər iki və daha çox səhifədə hazırlandıqda ikinci və sonrakı səhifələr nömrələnməlidir. Səhifələrin nömrəsi səhifənin yuxarıdakı sahəsinin ortasında qeyd edilir.

Yazı sonuncu dəfə 2018-12-15 tarixində yenilənib.