Əgər müəssisədə sənədlər çoxdur və onları saxlamağa yer yoxdursa, o zaman, onları saxlanması üçün dövlət və ya özəl arxivə vermək olar.

Müəsissənin fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil və dövlət mühafizəsinə qəbul edilməsi üçün AR Milli Arxiv İdarəsi yanında İdarə sənədlərini qaydaya salan mərkəz (təsərrüfat hesablı) ilə müqavilə bağlamaq lazımdır.

Müəssisə tərəfindən AR Milli Arxiv İdarəsinə poçt xidməti vasitəsi ilə müraciət edlir və nəticə kağız daşıyıcısında təqdim olunur.

Sənədlərin dövlət arxivinə qəbulu ilə bağlı təhvil-qəbul aktı tərtib edilir.

Xidmətin həyata keçirilməsi və nəticəsi proseduru barədə poçt xidməti vasitəsilə məlumat verilir.

Xidmət 1 ay müddətində həyata keçirilir

Sənədlər Milli Arxiv İdarəsinə təhvil verilmək üçün hazırlanarkən onlar yenidən ekspertizadan keçirilməli, daimi saxlanılan sənədlərin və işlərin siyahıları, ləğv edilmək ucun ayrılan sənədlərin və işlərin aktları tərtib edilməlidir.

Təşkilatda kağız və (və ya) elektron formada olan sənədlər "Milli arxiv fondu haqqında" AR Qanununda müəyyən edilmiş müvəqqəti saxlanma müddəti başa çatdıqdan sonra daimi saxlanmaq üçün AR Milli Arxiv İdarəsinə təhvil verilir. Arxivə təhvil verilməli olmayan sənədlər ekspertiza komissiyasının qərarı ilə və təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi akt üzrə məhv edilir.

Sənədlər daimi saxlanmaq üçün AR Milli Arxiv İdarəsinə təhvil verilərkən aşağıdakı tələblərə riayət edilməlidir:

• sənədlərin tərkibi və keyfiyyəti yoxlanmalıdır;
• üz qabığında (qovluğun axırında), ümumi qovluqda isə həm də bölmələrin siyahısında təsdiqləyici imza qoyulmalı, qovluğun nömrələnmiş vərəqlərinin sayı rəqəmlə və sözlə göstərilməli, lazım gəldikdə, vərəqlərin nömrələnməsinin xüsusiyyətləri və işə tikilmiş sənədlərin fiziki vəziyyəti qeyd edilməlidir;
• ara qatları, metal bəndlər, pərçimlər qovluqdan çıxarılmalı və sənədlər müəyyən edilmiş qaydada tikilməlidir;
• qovluğu arxivə təhvil vermək üçün hazırladıqdan sonra ümumi qovluğun bölmələr siyahısının birinci səhifəsində (sağdan aşağı küncdə), ayrı-ayrı qovluqların isə sonuncu sənədində (axırıncı səhifənin arxa tərəfində) "Arxivə" sözü yazılmış ştamp vurulmalıdır.

Müəssisə qeyd etdiyimiz kimi, sənədlərini saxlanması üçün özəl arxivlərə də verə bilər. Bundan başqa, özəl arxivlər sənədlərin saxlanılması ilə yanaşı vaxtı keçmiş sənədlərin məhv edilməsi xidmətini də göstərirlər.

Lakin, müəssisə ləğv edilirsə, və müəssisənin varisi olan digər müəssisə yoxdursa, o zaman, müəssisədə olan sənədlər Milli Arxiv İdarəsinə verlməlidir. Belə olduqda, müəssisə Milli Arxiv İdarəsinə müəssisənin ləğv edilməsi ilə bağlı Vergilər Nazirliyindən çıxarış verilir.

Belə olduqda, işçilər ilə bağlı olan bütün sənədlər (uçot kartları, şəxsi hesablar, hesablama-ödəniş cədvəlləri) və vaxtı keçməmiş sənədlər Milli Arxiv İdarəsinə təhvil verilməlidir. Müəssisənin bütün nizamnamə sənədləri də ora təhvil verlilməlidir.

Yazı sonuncu dəfə 2018-12-15 tarixində yenilənib.