Saxlama müddəti keçmiş sənədləri artıq məhv etmək olar. Sənədlərin məhv etmə prosesi aşağıdakı kimi olmalıdır.

Sənədləri məhv etmək üçün ayırmaq işini həyata keçirmək məqsədilə müəssisədə rəhbərin əmri ilə ekspert komissiyası yaradılır. Komissiyanın tərkibinə müəssisənin rəhbər işçilərindən birinin sədrliyi ilə əsas struktur bölmələrin ixtisaslı mütəxəssisləri daxil edilir.

Əmr forması aşağıdakı kimi ola bilər:

Ekspert komissiyaları öz işində "Milli arxiv fondu haqqında" AR Qanununu, həmin Qanunun tətbiqini təmin etmək məqsədilə AR Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş normativ-hüquqi aktları, AR Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimatı", AR Milli Arxiv İdarəsinin normativ hüquqi sənədlərini rəhbər tuturlar. Ekspert komissiyaları arxiv və kargüzarlıq xidmətilə yanaşı, sənədlərin saxlamaq və məhv etmək üçün seçilməsi qaydalarını müəyyən edir, onların dəyərinin ekspertizasını təşkil edir və ona nəzarəti həyata keçirir. Bu işdə dövlət arxivlərinə verilməli olan sənədlərə xüsusi diqqət yetirilir.

İstifadəsiz qalmış və korlanmış ciddi hesabat blankları təşkilatlar və fərdi sahibkarlar tərəfindən bu barədə akt tərtib edilməklə, AR Maliyyə Nazirliyinin və AR Vergilər Nazirliyinin nümayəndələrinin iştirakı ilə yaradılmış müvafiq komissiya tərəfindən məhv edilir.

Sənədlərin daimi mühafizə və məhv etmək üçün seçilməsi Azərbaycan Respublikasının müvafiq sahə üzrə qanunvericilikdə müəyən olunmuş qaydalara uyğun aparılır. Siyahıda saxlanma müddəti "daimi" göstərilmiş sənədlər "Milli arxiv fondu haqqında" AR Qanununda müəyyən edilmiş müddətlərdən sonra müvafiq dövlət arxivlərinə təhvil verilməlidir.Daimi saxlanma müddətli sənədlərin dövlət mühafizəsinə qanunla müəyyən olunmuş müddətdə təhvil verilməsinə idarə məsuliyyət daşıyır.

Ekspert komissiyası məhv edilməsi üçün ayrılmış sənədlər ilə bağlı akt hazırlayır. Aktın forması aşağıdkaı kimi ola bilər:

Əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması barədə akt hazır olduqdan sonra müəssisənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Bundan sonra sənədlər məhv edilə bilər.

Məhv edilmək üçün ayrılmış və akta daxil edilmiş sənədlər təkrar xammal emalı müəssisələrinə təhvil verilir və yaxud bərpası mümkün olmayan qayda da məhv edilir. Bu sənədlərdən təsərrüfat tələbatları üçün istifadə edilməsinə icazə verilmir. Sənədlərin məhv edilmək üçün təkrar xammal emalı müəssisələrinə təhvil verilməsi təhvil-qəbul qəbzi ilə, məhv edildikdə isə aktla rəsmiləşdirilir.

Ekspert komissiyasının sənədlərin məhv edilməsi ilə bağlı olan akt aşağıdakı formada hazırlana bilər

Daimi saxlanma müddətli sənədlərin siyahıları dövlət arxiv təşkilatı tərəfindən təsdiq edilməyincə həmin siyahıların əhatə etdiyi dövr üzrə əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlərin məhv edilməsi qadağandır.

Təkrar xammal emalı müəssisələrinə verilmiş makulaturaya görə ödənişlər sair gəlirlər kimi uçota alınır.

Yazı sonuncu dəfə 2018-12-15 tarixində yenilənib.