Korporativ informasiya sistemləri: Tətbiqi və auditi
2013-08-25 | Accountsoft |
7116
- 1 -
Korporativ informasiya sistemləri (KİS) müəssisədə biznes-proseslərin və eyni zamanda operativ və idarəetmə uçotunun avtomatlaşdırılmasını nəzərdə tutur.
KİS-lər avtomatlaşdırılacaq biznes-proseslərin miqyas və mürəkkəbliyindən asılı olaraq müxtəlif ola bilərlər. Hazırda müxtəlif KİS sistemləri mövcuddur: MRP, MRP II, ERP, CSRP. Bu sistemlər əslində iqtisadi münasibətlərin mürəkəbləşməsi ilə əlaqədar yeni proseslərin avtomatlaşdırılması ehtiyacının nəticəsi olaraq əvvəlkilərə yeni bölmələrin (modulların) əlavə edilməsi şəklində inkişaf etmişdir.
MRP (Material Requirements Planning - Resurslara olan Tələbatın Planlaşdırılması) - İstehsalda material resurslarının hərəkətinin idarə edilməsinə imkan verir (70-ci illər).
MRP II (Manufacturing Resource Planning - İstehsal Resurslarının Planlaşdırılması) - MRP sisteminə maliyyə planlaşdırılması, əks əlaqə və biznes-proseslərin modelləşdirilməsi elementləri əlavə edilmişdir (80-ci illər)
ERP (Enterprise Resource Planning - Müəssisənin Resurslarının Planlaşdırılması) - MRP II sisteminə maliyyə planlaşdırılması modulu əlavə edilmişdir(90-cı illər).
CSRP (Customer Synchronized Resource Planning - İstehlakçılara istiqamətlənərək Resurslarının Planlaşdırılması) - ERP sisteminin bütün imkanlarına malikdir və eyni zamanda müştərilərlə geniş münasibətləri əhatə edir: sifarişlərin sənədləşdirilməsi, texninki tapşırıqlar, sifarişçinin yerindəcə dəstəklənməsi (90-cu illərin sonu).
Hazırda inkişaf edən ölkələrdə MRP II və ERP sistemlərinin tətbiqi daha geniş yayılmışdır. Bu onunla bağlıdır ki, bu ölkələrdə hələ daxili biznes proseslər avtomatlaşdırılmamışdır.
KİS-lərin tətbiqi imkanları genişdir. Onlar müxtəlif sahələrdə-K/t, nəqliyyat, bank, tıcarət, istehsal və s. müvəffəqiyyətlə tətbiq olunur.
KİS-lərin tətbiqi müəssisələrə aşağıdakı nəticələrin əldə olunmasına səbəb olur:
- - İdarəetmə qərarlarının verilməsi üçün lazım olacaq informasiyaların operativ və daha dəqiq əldə edilməsi imkanı
- - Dəqiq planlaşdırmanın aparılması və faktiki nəticələrə daha yaxın olan büdcələrin qurulması və yerinə yetirilməsinin izlənilməsi
- - İstehsal tsiklinin 30-40 % aşağı salınması
- - Anbar sahələrinin 25-30 % azaldılması
- - Əmtəə-material ehtiyatlarının dövriliyinin 60-70 % artırılması
- - Məhsulun çatdırılması ilə bağlı olan gecikmələrin 40-50 % aşagı salınması
- - Sığorta ehtiyyatlarının 30-40 % azaldılması
- - İdarəetmə xərclərinin 25-30 % aşağı salınması və s.
- 2 -
KİS-lərin tətbiq edilməsi müəssisəyə həmçinin əməliyyatların şəffaf olunması baxımından da çox əhəmiyyətlidir. Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-lər müxtəlif proseslərin avtomatlaşdırılması üçün müstəqil modullara malikdir. Onun üçün də müəssisə tam avtomatlaşdırmanı hissə-hissə həyata keçirə bilər. Məsələn: İstehsal müəssisəsi əvvəlcə lojistika, istehsal və planlaşdırma bölmələrini, daha sonra isə digər bölmələri avtomatlaşdıra bilər.
Lakin KİS-lərin müəssisədə tətbiq edilməsi müəyyən çətinliklərlə bağlıdır. Nəzərə almaq lazımdır ki, KİS-lərin tətbiq edilməsi bəzən kulli miqdarda vəsaitin xərclənməsinə səbəb olur. Buna görə də KİS-lərin tətbiq edilməsi ayrıca bir investisiya layihəsi kimi nəzərdə tutulmalıdır. Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-lərin tətbiqi əsasən 3 mərhələdə həyata keçirilir:
1-ci Mərhələ: Lazımi KİS-in seçilməsi
2-ci Mərhələ: KİS-in istismarı
3-cü Mərhələ: Nəticənin məqsədə uyğunluğunun yoxlanılması.
Hər üç mərhələdə həyata keçirilən proseslərin düzgünlüyünün yoxlanılması üçün aparılan əməliyyatların auditi lazımdır. Adətən bu cür lahiyələrin auditi iki şəkildə həyata keçirilir:
1. Birdəfəlik audit
2. Kompleks audit
Birdəfəlik audit əsasən 3-cü mərhələdə aparılır. Auditor həyata keçirilən avtomatlaşdırmanın firmanın istəyinə nə qədər uyğun olub-olmadığını yoxlayır. Lakin bü cür auditdə risk çoxdur. Belə auditin ancaq əvvəlki iki mərhələnin daxili imkanlar hesabına yoxlanılması mümkün olan müəssisələrdə aparılması məqsədə uyğundur.
Kompleks audit isə hər üç mərhələni əhatə edir. Kompleks audit zamanı auditorlar layihənin bütün mərhələlərində ya başdan sona qədər iştirak edir, ya da müəyyən müddətdən bir yerinə yetirilmiş işlərin nəticəsini yoxlayırlar.
- 3 -
Mərhələlərdə həyata keçirilən audit əsasən aşağıdakıları əhatə etməlidir.
1-ci Mərhələ:
- Müəssisədəki biznes proseslərin ardıcıllığının hazırlanması
- Müəssisənin avtomatlaşdırmasına ehtiyacı olduğu bölmələrin müəyyənləşdirilməsi
- Müvafiq KİS-in seçilməsi və s.
2-ci Mərhələ:
- Avtomatlaşdırma prosesinin layihəyə uygunluğunun yoxlanılması
- Müxtəlif testlərin aparılmasının yoxlanılması
- Personalın tətbiq edilən KİS-in mənimsənilməsinin öyrənilməsi
- Mövcud informasiyanın yeni KİS-ə daxil edilməsinin təqib edilməsi və s.
3-cü Mərhələ:
- Təhvil-təslim aktının analizi
- Rəsmi olaraq layihənin yerinə yetirilməsinin təsdiq edilməsi
- Layihənin qiymətləndirilməsi və yekun rəy
Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-in tətbiq edilməsi ayrıca bir layihə kimi nəzərdə tutulduğu üçün həmin layihənin effektivliyinin qiymətləndirilməsi lazımdır. KİS-in effektivliyinin qiymətləndirilməsi üçün aşağıdakı ğöstəricilərdən istifadə edilir:
- İnvestisiyaların qayıtması göstəriciləri (ROİ)
- Əldə etmənin ümumi dəyəri (TCO)
- Xərclərin faydalılığı analizi (CBA)
İlkin olaraq Əldə etmənin ümumi dəyəri göstəricisinin hesablanması məqsədə uyğundur. Bu göstərici KİS-in tətbiqi və istismar dövründəki xərclərin cəmindən ibarətdir.
Bu göstəricinin çatışmamazlığı ondan ibarətdir ki, ancaq xərclər haqqda məlumatı ümumiləşdirir. Onun üçün də layihənin faydalılığının müəyyən edilməsi lazımdır. Bunun üçün İnvestisiyaların qayıtması göstəricilərindən (ROİ) istifadə edilməlidir.
ROİ=(Sistemin tətbiqindən əldə edilən fayda-TCO) /TCO x100%
Lakin bəzən belə göstəricinin hesablanması çox böyük çətinliklə bağlıdır. Çünki layihənin başlanğıc mərhələsində sistem tətbiqinin faydasını hesablamaq çətindir. Bunun üçün bəzən uzun müddət lazım olur.
Belə vəziyyətdə Xərclərin faydalılığı analizinin (CBA) aparılması daha məqsədə uyğundur. Xərclərin faydalılığı analizinin (CBA) əsası alternativ iki variantın müqayisəsidir. Burda nəzərdə tutulur ki, layihə tətbiq edilməsə hansı mümkün itkilər ola bilər. Burda həm kəmiyyət göstəriciləri (Əmək məhsuldarlığının artması, ehtiyatların dövriliyinin sürətlənməsi və s. ) həm də keyfiyyət göstəriciləri (Müştərilərə məhsul göndərişindəki gecikmələrin aradan qaldırılması hesabına onların loyallığının artırılması) nəzərə alınması lazımdır. Həmçinin dıgər belə KİS-lərin tətbiqini həyata keçirən şirkətlərin əldə etdiyi nəticələrin analiz edilməsi lazımdır.
Hazırda bir çoxmüəssisələrin rəqabət qabiliyyətliliyinin artırılması yollarından biri də KİS-lərin tətbiqidir. Bu cür layihələr çox risklidir və bahalıdır. Ona görədə bu sahədə mütəxəssislərin sayı artırılmalıdır.
Mənbə: http://www.azinka.az
Korporativ informasiya sistemləri: Tətbiqi və auditi
2013-08-25 | Accountsoft | 7116
- 1 -
Korporativ informasiya sistemləri (KİS) müəssisədə biznes-proseslərin və eyni zamanda operativ və idarəetmə uçotunun avtomatlaşdırılmasını nəzərdə tutur.
KİS-lər avtomatlaşdırılacaq biznes-proseslərin miqyas və mürəkkəbliyindən asılı olaraq müxtəlif ola bilərlər. Hazırda müxtəlif KİS sistemləri mövcuddur: MRP, MRP II, ERP, CSRP. Bu sistemlər əslində iqtisadi münasibətlərin mürəkəbləşməsi ilə əlaqədar yeni proseslərin avtomatlaşdırılması ehtiyacının nəticəsi olaraq əvvəlkilərə yeni bölmələrin (modulların) əlavə edilməsi şəklində inkişaf etmişdir.
MRP (Material Requirements Planning - Resurslara olan Tələbatın Planlaşdırılması) - İstehsalda material resurslarının hərəkətinin idarə edilməsinə imkan verir (70-ci illər).
MRP II (Manufacturing Resource Planning - İstehsal Resurslarının Planlaşdırılması) - MRP sisteminə maliyyə planlaşdırılması, əks əlaqə və biznes-proseslərin modelləşdirilməsi elementləri əlavə edilmişdir (80-ci illər)
ERP (Enterprise Resource Planning - Müəssisənin Resurslarının Planlaşdırılması) - MRP II sisteminə maliyyə planlaşdırılması modulu əlavə edilmişdir(90-cı illər).
CSRP (Customer Synchronized Resource Planning - İstehlakçılara istiqamətlənərək Resurslarının Planlaşdırılması) - ERP sisteminin bütün imkanlarına malikdir və eyni zamanda müştərilərlə geniş münasibətləri əhatə edir: sifarişlərin sənədləşdirilməsi, texninki tapşırıqlar, sifarişçinin yerindəcə dəstəklənməsi (90-cu illərin sonu).
Hazırda inkişaf edən ölkələrdə MRP II və ERP sistemlərinin tətbiqi daha geniş yayılmışdır. Bu onunla bağlıdır ki, bu ölkələrdə hələ daxili biznes proseslər avtomatlaşdırılmamışdır.
KİS-lərin tətbiqi imkanları genişdir. Onlar müxtəlif sahələrdə-K/t, nəqliyyat, bank, tıcarət, istehsal və s. müvəffəqiyyətlə tətbiq olunur.
KİS-lərin tətbiqi müəssisələrə aşağıdakı nəticələrin əldə olunmasına səbəb olur:
- - İdarəetmə qərarlarının verilməsi üçün lazım olacaq informasiyaların operativ və daha dəqiq əldə edilməsi imkanı
- - Dəqiq planlaşdırmanın aparılması və faktiki nəticələrə daha yaxın olan büdcələrin qurulması və yerinə yetirilməsinin izlənilməsi
- - İstehsal tsiklinin 30-40 % aşağı salınması
- - Anbar sahələrinin 25-30 % azaldılması
- - Əmtəə-material ehtiyatlarının dövriliyinin 60-70 % artırılması
- - Məhsulun çatdırılması ilə bağlı olan gecikmələrin 40-50 % aşagı salınması
- - Sığorta ehtiyyatlarının 30-40 % azaldılması
- - İdarəetmə xərclərinin 25-30 % aşağı salınması və s.
- 2 -
KİS-lərin tətbiq edilməsi müəssisəyə həmçinin əməliyyatların şəffaf olunması baxımından da çox əhəmiyyətlidir. Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-lər müxtəlif proseslərin avtomatlaşdırılması üçün müstəqil modullara malikdir. Onun üçün də müəssisə tam avtomatlaşdırmanı hissə-hissə həyata keçirə bilər. Məsələn: İstehsal müəssisəsi əvvəlcə lojistika, istehsal və planlaşdırma bölmələrini, daha sonra isə digər bölmələri avtomatlaşdıra bilər.
Lakin KİS-lərin müəssisədə tətbiq edilməsi müəyyən çətinliklərlə bağlıdır. Nəzərə almaq lazımdır ki, KİS-lərin tətbiq edilməsi bəzən kulli miqdarda vəsaitin xərclənməsinə səbəb olur. Buna görə də KİS-lərin tətbiq edilməsi ayrıca bir investisiya layihəsi kimi nəzərdə tutulmalıdır. Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-lərin tətbiqi əsasən 3 mərhələdə həyata keçirilir:
1-ci Mərhələ: Lazımi KİS-in seçilməsi
2-ci Mərhələ: KİS-in istismarı
3-cü Mərhələ: Nəticənin məqsədə uyğunluğunun yoxlanılması.
Hər üç mərhələdə həyata keçirilən proseslərin düzgünlüyünün yoxlanılması üçün aparılan əməliyyatların auditi lazımdır. Adətən bu cür lahiyələrin auditi iki şəkildə həyata keçirilir:
1. Birdəfəlik audit
2. Kompleks audit
Birdəfəlik audit əsasən 3-cü mərhələdə aparılır. Auditor həyata keçirilən avtomatlaşdırmanın firmanın istəyinə nə qədər uyğun olub-olmadığını yoxlayır. Lakin bü cür auditdə risk çoxdur. Belə auditin ancaq əvvəlki iki mərhələnin daxili imkanlar hesabına yoxlanılması mümkün olan müəssisələrdə aparılması məqsədə uyğundur.
Kompleks audit isə hər üç mərhələni əhatə edir. Kompleks audit zamanı auditorlar layihənin bütün mərhələlərində ya başdan sona qədər iştirak edir, ya da müəyyən müddətdən bir yerinə yetirilmiş işlərin nəticəsini yoxlayırlar.
- 3 -
Mərhələlərdə həyata keçirilən audit əsasən aşağıdakıları əhatə etməlidir.
1-ci Mərhələ:
- Müəssisədəki biznes proseslərin ardıcıllığının hazırlanması
- Müəssisənin avtomatlaşdırmasına ehtiyacı olduğu bölmələrin müəyyənləşdirilməsi
- Müvafiq KİS-in seçilməsi və s.
2-ci Mərhələ:
- Avtomatlaşdırma prosesinin layihəyə uygunluğunun yoxlanılması
- Müxtəlif testlərin aparılmasının yoxlanılması
- Personalın tətbiq edilən KİS-in mənimsənilməsinin öyrənilməsi
- Mövcud informasiyanın yeni KİS-ə daxil edilməsinin təqib edilməsi və s.
3-cü Mərhələ:
- Təhvil-təslim aktının analizi
- Rəsmi olaraq layihənin yerinə yetirilməsinin təsdiq edilməsi
- Layihənin qiymətləndirilməsi və yekun rəy
Qeyd etmək lazımdır ki, KİS-in tətbiq edilməsi ayrıca bir layihə kimi nəzərdə tutulduğu üçün həmin layihənin effektivliyinin qiymətləndirilməsi lazımdır. KİS-in effektivliyinin qiymətləndirilməsi üçün aşağıdakı ğöstəricilərdən istifadə edilir:
- İnvestisiyaların qayıtması göstəriciləri (ROİ)
- Əldə etmənin ümumi dəyəri (TCO)
- Xərclərin faydalılığı analizi (CBA)
İlkin olaraq Əldə etmənin ümumi dəyəri göstəricisinin hesablanması məqsədə uyğundur. Bu göstərici KİS-in tətbiqi və istismar dövründəki xərclərin cəmindən ibarətdir.
Bu göstəricinin çatışmamazlığı ondan ibarətdir ki, ancaq xərclər haqqda məlumatı ümumiləşdirir. Onun üçün də layihənin faydalılığının müəyyən edilməsi lazımdır. Bunun üçün İnvestisiyaların qayıtması göstəricilərindən (ROİ) istifadə edilməlidir.
ROİ=(Sistemin tətbiqindən əldə edilən fayda-TCO) /TCO x100%
Lakin bəzən belə göstəricinin hesablanması çox böyük çətinliklə bağlıdır. Çünki layihənin başlanğıc mərhələsində sistem tətbiqinin faydasını hesablamaq çətindir. Bunun üçün bəzən uzun müddət lazım olur.
Belə vəziyyətdə Xərclərin faydalılığı analizinin (CBA) aparılması daha məqsədə uyğundur. Xərclərin faydalılığı analizinin (CBA) əsası alternativ iki variantın müqayisəsidir. Burda nəzərdə tutulur ki, layihə tətbiq edilməsə hansı mümkün itkilər ola bilər. Burda həm kəmiyyət göstəriciləri (Əmək məhsuldarlığının artması, ehtiyatların dövriliyinin sürətlənməsi və s. ) həm də keyfiyyət göstəriciləri (Müştərilərə məhsul göndərişindəki gecikmələrin aradan qaldırılması hesabına onların loyallığının artırılması) nəzərə alınması lazımdır. Həmçinin dıgər belə KİS-lərin tətbiqini həyata keçirən şirkətlərin əldə etdiyi nəticələrin analiz edilməsi lazımdır.
Hazırda bir çoxmüəssisələrin rəqabət qabiliyyətliliyinin artırılması yollarından biri də KİS-lərin tətbiqidir. Bu cür layihələr çox risklidir və bahalıdır. Ona görədə bu sahədə mütəxəssislərin sayı artırılmalıdır.
Mənbə: http://www.azinka.az