Mühasibatlıq hesabatlarının oxunması qaydaları və faydaları haqqında

2013-10-25 | Mühasibat uçotu | 7410

Müəssisənin idarə edilməsinin səmərəliliyi xeyli dərəcədə idarəetmə prosesinin təşkilatçılıq səviyyəsi və onun informasiya təminatının keyfiyyəti ilə müəyyən edilir.

Təsərrüfat fəaliyyətinin informasiya təminatı geniş mənada informasiya resurslarının məcmusu və onların təşkili üsulları deməkdir. İnformasiya təminatının əsas elementləri aşağıdakılardır:

• sənəd və sənəd dövriyyəsi sistemi;
• təsnifləşdirmə və kodlaşdırma sistemi;
• informasiya bazası (kartotekalar, klassifikatorlar, normativ-məlumat, cari informasiya massivləri, yığım massivləri və s.);
• tənzimləyici xarakterdə olan sənədlər (sənəd dövriyyəsinin təşkilini və informasiya bazasının aparılmasının təşkilini təmin edən vəzifə və texnoloji təlimatlar).

İnformasiya təminatı sistemində mühasibat məlumatları xüsusi əhəmiyyətə malikdir. İdarəetmə fəaliyyəti mövqeyindən mühasibat hesabatının yerinə yetirdiyi üç əsas tələbi fərqləndirirlər. O, aşağıdakılar üçün zəruri olan məlumatlardan ibarətdir:

• kommersiya təşkilatının mənfəətinin (gəlirlərinin) dəyişməsinin dinamika və pesrspektivlərinin qiymətləndirilməsi;
• kommersiya təşkilatının malik olduğu resursların, onlarda baş verən dəyişikliklərin və istifadəsinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi;
• investisiya siyasəti sahəsində əsaslandırılmış idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi;
• maliyyə mənbələrinin tərkibi və strukturu sahəsində əsaslandırılmış idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi.

Bu tələblərin təminatı mühasibat hesabatının hazırlanmasının ən mühüi prinsiplərindən birinə - əqoyulmuş və tələb olunan informasiyaya uyğunluğu prinsipinə saslanır. Bu prinsipin mahiyyəti aşağıdakılardan ibarətdir:

• bu və ya digər hesabat formasını hazırlayan mühasib bu və ya digər məlumatların təhlili və idarə edilməsi üçün faydalılığının zəruriliyini təsəvvür etməli və bu formaya (hesabat) qoymalıdır. Hazırda mühasibə bütün qaydalara riayət etməklə rəqəmləri müəyyən edilmiş formalara qoymaq kifayət deyil, o, hər rəqəmdə onun məzmununu görməyi bacarmalıdır;
• rəhbər, hesabatın istifadəçisi kimi ona hesabat üçün hansı məlumatlar lazım olduğunu başa düşməlidir;

Bu prinsip mühasibat uçotunun kommunikasiya funksiyasının reallaşdırılması üçün rəhbər prinsipdir. Onun nəzərə alınmaması ya artıq informasiyanın verilməsinə (qeyd edək ki, məlumatların hazırlanması baha başa gələn prosesdir), ya da rəhbərə lazım olan informasiyanın verilməməsinə səbəb olur.

Hesabatlar hazırlanarkən yadda saxlamaq lazımdır ki, idarə işçiləri heç də həmişə mühasibat uçotunu yaxşı bilmirlər. Verilən məlumatlar təqdim olunan şəxs üçün kifayət qədər sadə və əlyetərli olmalıdır. Anlaşılmaz olan məlumatlar adətən nəzərə alınmır. Hazırda mühasibat uçotu üzrə normativ sənədlərlə tənzimlənən mühasibat hesabatının formatları artıq məcburi deyil - onlar beynəlxalq təcrübədə qəbul edildiyi kimi, tövsiyə xarakteri daşıyır. Bununla belə, mühasiblər çoxillik ənənəyə sadiq qalaraq, heç bir dəyişiklik etmədən tövsiyə olunan formatlardan istifadə etməyə üstünlük verir. Ona görə də, balans maddələrinin sadəliyi və başa düşülməsi və hesabatların analitikliyi ayrı-ayrı mühasiblər tərəfindən nəzərə alınsa da, yalnız az və ya çox keyfiyyətli yazılı qeyd baxımından qəbul edilir. Məhz hesabatın verbal (şifahi) hissəsi, yəni izahat xarakterli qeyd çox vaxt xüsusi ixtisası olmayan menecerlər üçün xüsusilə önəmli olur, belə ki, müəssisənin hesabatlarının və maliyyə vəziyyətinin qiymətləndirilməsinin anlaşılmasını asanlaşdırır.

Daxil edilmiş və tələb olunan informasiyanın uyğunluğu prinsipi hesabatda aşkar və ya dolayı formada həmişə mühasibat uçotunun konseptual əsasları qurularkən nəzərə alınır. Halbuki, bu prinsipin birmənalı və sözsüz reallaşması qeyri-mümkündür, sovet hakimiyyəti illərində mühasibat uçotunun ya genişləndirilməsi, ya da analitikliyinin kiçildilməsi tərəfinə tərkibinin və strukturunun daim dəyişdirilməsi təcrübəsi də məhz bunu həyata keçirmək arzusu ilə izah edilir. hesabat formalarının strukturunun sərt tapşırıqlar formasından uzaqlaşma - məntiqi surətdə özünü doğrultmuşdur. Hazırda mühasib tərəfindən hazırlanmış və gələcəkdə idarəetmə fəaliyyətində istifadə olunan məlumatlar illik hesabatın 3 fəslindən birində əkm olunur: əsas hesabat formalarında (mühasibat balansı, mənfəəti və itkilər haqqında hesabat, kapitalın və pul vəsaitlərinin hərəkəti haqqında hesabatlar və s.); hesabat formalarına izahatlarda; köməkçi materiallarda (hesabatın mətn hissəsi, hesabat formalarının şifrələrinin açılması və s.). bu yanaşma maliyyə hesabatlarının beynəlxalq standartlarına tam uyğundur.

Dövri hesabatların tövsiyə formatları, onların tərkibi, həmçinin doldurulması üzrə təlimatlar müvafiq idarəetmə orqanları tərəfindən təsdiq edilir. Onlar, çox güman ki, idarəetmə işçilərindənsə, daha çox professional mühasibat tələblərini daha çox ödəyir.

Qeyri-mütəxəssislər tərəfindən mühasibat hesabatlarının çətin qəbul edilməsi barədə müzakirələr açmaq olar. Lakin, o mövcuddur və, şübhəsiz, rəhbərlər üçün çox dəyərli məlumatları əks etdirdiyinə görə, onu təhlil etməyi, burada əks olunan göstəriciləri interpretasiya etməyi, onlar arasında qarşılıqlı əlaqələri öyrənmək vacibdir.

Qeyd edək ki, iqtisadi cəhətdən inkişaf etmiş ölkələrdə mühasibat balansı iri firmaların illik hesabatlarının ən mühüm sənədlərindən hesab edilir. Böyük tirajlarla broşüralar şəklində dərc olunan bu hesabatlar müxtəlif məqsədlərlə, o cümlədən reklam üçün nəşr edilir. Balansı oxumaq bacarığı kənar istifadəçilərə (səhmdarlara, kreditorlara, menecerlərə) bu firmanın səhmlərini almağa, orada öz kapitallarını yerləşdirməyin məqsədəuyğunluğu, özünün kommersiya təşkilatının inkişaf strategiyası haqqında qərarlar qəbul etməyə kömək edir. Mühasibat sənədləri ilə azad hərəkətlər bir çox menecerlər üçün artıq vərdiş halına keçib: məsələn, avstraliyada iri firmaların direktorlar şurasının üzvlərinin ən azı 30%-i baza təhsili kimi mühasibat üzrə təhsilə malikdirlər.

Prosesin və idarəetmənin informasiya təminatının əsasını təşkil edən hesabat sənədlərinin qiymətləndirilməsi və interpretasiyası analizin müxtəlif üsul və metodlarının tətbiqinə əsaslanır. Məlumdur ki, yerinə yetirilən analitik prosedurların tərkibi, istifadə edilən metodlar, aparılan analizin dərinliyi bir çox amillərdən asılıdır. Onlardan əsaslarını sadalayaq: analitikin məqsədi, onun intellektual və bilik qabiliyyətləri, imkanları, texniki, vaxt və informasiya xarakterli məhdudiyyətlər və s.

Analizin subyekti haqqında məsələ olduqca mühümdür. Uzun illər boyu yerli uçot-analitik təcrübəsində analitikin analitik işlə məşğuo olan və rəhbərlik üçün, yəni idarəetmə qərarları qəbul edən müxtəlif ranqa aid rəhbərlər üçün analitik qeydlər (hesabatlar, məruzələr, nəticələr, şərhlər) hazırlayan şəxslər başa düşülən konsepsiya çox geniş yayılmışdı. Yəqin ki, bu yanaşma özünü doğrultmuşdur, belə ki, xətti rəhbərlər çoxvariantlı analitik hesablaşmaların aparılmasında vaxt məhdudiyyəti, həmçinin sərəncamlarında olan texniki hesablama vastələrinin olmaması ilə qarşılaşırdılar. Məhz buna görə də, xüsusi analitik personala, bir növ hesabat formalarının "təfsirçilər"inə ehtiyac yarandı. Bu vəziyyətin nəticəsi isə - bəzi xətti rəhbərlərin əsas hesabat formalarının məzmununu, onların arasındakı əlaqəni, burada olan göstəricilərin formalaşması prinsiplərini və dərin mənasını başa düşmək iqtidarında olmaması oldu. Çox vaxt kommersiya təşkilatının rəhbəri əsas hesabat formasını - mühasibat balansını imzalayır, lakin təcrübi olaraq onun məzmunundan xəbəri olmur. "Xətti rəhbər - analitik" əlaqəsi şəraitində analitik sənədlərin hazırlanması prosesinin özü bir çox nöqsanlara malikdir.

Onlardan ən əsaslarını ayıraq.

Səmərəli idarəetmənin əsas şərtləri: a) potensial informasiya daşıyan məlumatların olması; b) bu analizin və/və ya mümkün hərəkət variantlarının köməyilə onları təhlil etmək və əsalandırmaq bacarığı. Uzun illər boyu birinci aspekt prioritet olmuşdur. Belə hesab edilmişdir ki, nə qədər çox həcmdə informasiya xammalı işlənib hazırlanarsa, məsələnin həlli bir o qədər səmərəli olacaqdır. Bu zaman məlumatların avtomatlaşdırılmış, və deməli, formalaşdırılmış analitik işlənməsi əsas götürülürdü. Emal edilən məlumatların böyük həcmləri isə ona səbə olurdu ki, rəhbər bu sistemsiz məlumatlar qalağına düşür, nəinki onları təhlil edib şüurlu istifadə etmək, hətta onlarla tanış olmaq iqtidarında olmurdu. Bundan başqa, analiz və idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi üçün zəruri olan bütün məlumatlar sənəd və konkretiqtisadi göstərici şəklində təqdim olunmur. Məlumatların bir hissəsi keyfiyyətli, çətin formalaşdırılan və subyektiv xarakterə malik olur.

İndi bir çox savadlı rəhbərlərə artıq sirr deyil ki, idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi daha çox incəsənətdir, nəinki elm. Yerinə yetirilmiş formalizə edilmiş analitik prosedurların nəticələri bu və ya digər idarəetmə qərarının qəbul edilməsi üçün yeganə və şərtsiz meyar deyil. Onlar bir qədər idarəetmə qərarlarının "maddi əsası"dır ki, bu qərarların qəbul edilməsi də həmçinin qərarı qəbul edən şəxsin intellektinə, məntiqinə, təcrübəsinə, simpatiya və antipatiyalarına əsaslanır. Həm də "qeyri-adi" komponentlər bəzi hallarda əsas rola malik ola bilər.

İdarəetmə qərarlarının qəbul edilməsinin formalizə edilmiş və formalizə edilməmiş prosedurlarının uyğunluğu zərurəti həm də analitik sənədlərin hazırlanması prosesinə yeganə möhürünü vurur: onlar birdəfəlik qəti tapşırıla bilməz, belə ki, bu korrektirovkanın diskretliyi - təsadüfi qiymətdir. Müəyyən müddət ərzində yerinə yetirilməli analitik prosedurların və onların nəticələrinin məhz cari korrektirovkası bir obyektiv və subyektiv səbəblərdən heç də həmişə tam həcmdə "rəhbər - analitik" zənciri üzrə yerinə yetirilə bilməz.

Analitik işi nəzərdən keçirilən təşkilata «xarab olmuş telefon» paradoksu xasdır. Bu, onun daha bir nöqsanıdır. Bu paradoks iki dəfə özünü göstərir: analitikin qarşıya vəzifə qoyduğu mərhələdə və alınmış nəticələrin keyfiyyət interpretasiyası mərhələsində. Həqiqətən, əvvəlcə rəhbər analitikə başa salmalıdır ki, hansı məlumatları və hansı analitik kəsiklərdə almaq istəyir və əmin olmalıdır ki, analitik onu başa düşmüşdür. Sonra prosedur təkrarlanır, lakin informasiyanın istiqaməti, bəzən isə iştirak edən şəxslərin tərkibi dəyişir.

Kommersiya təşkilatları rəhbərlərinin bir çoxunun iş vaxtı büdcəsində obyektiv və subyektiv səbəblərdən analiz heç də birinci yerdə durmur. Bununla belə, idarəetmənin uçotunda, analizində və idarə edilməsində müasir meyillər nəinki mütəxəssis-analitiklər tərəfindən, hər şeydən əvvəl rəhbərlər tərəfindən analitik hesablamaların yüksəldilməsitələblərini qoyur.

İnkişaf etmiş proqram təminatı ilə kompüterlərin tətbiqi analiz vərdişlərinin təkmilləşdirilməsi vasitəsidir. Personal kompüterlərin və «elektron cədvəllər» adı ilə məlum olan xüsusi proqram təminatının köməyilə müxtəlif çətinlik dərəcəsi olan analitik hesablamalar aparmaq mümkündür. Bundan başqa, bölüşdürülmüş məlumat bazaları olan informasiya sistemlərinin inkişafı bu zaman müxtəlif informasiya mənbələrinə müraciət etməyə imkan verir.

Xüsusi analitik hesablamaların bacarıqla və savadla aparılması mövcud hesabatları, onun ayrı-ayrı formaları arasında məntiqi və informasiya qarşılıqlı əlaqələrini təfərrüatı ilə bilməyi nəzərdə tutur. Bu, hər şeydən əvvəl, mühasibat hesabatına aiddir. Birincisi, o, daha artıq sistemləşdirilib və kifayət qədər sərt daxili əlaqələrə malikdir. İkincisi, kommersiya təşkilatı səviyyəsində o, perspektiv analiz və idarəetmə üçün əsas resurs mənbəyidir.

O da önəmlidir ki, məhz hesabat, o cümlədən mühasibat hesabatı - real kommunikasiya vasitəsidir ki, rəhbərlər məhz onun sayəsində bir-biri ilə ünsiyyətdə olur, qohum müəssisələr sistemində öz kommersiya təşkilatlarının yeri, seçdikləri strateji kurs, müqayisəli xarakteristikalar, resurslardan istifadə haqında təsəvvür əldə edirlər.

Analitikin (kommersiya təşkilatının rəhbəri, auditor, tədqiqatçı və.s) işlədiyi kommersiya təşkilatının təsərrüfat fəaliyyətini kompleks qiymətləndirmək üçün əsas informasiya mənbəyi illik hesabatdır. Bu sənədə təsvir hissəsindən başqa, mühasibat hesabatı formalarının tam komplekti, həmçinin Azərbaycan Respublikasında mühasibat hesabatını və hesabatları tənzimləyən normativlərə aktlara müvafiq müəyyən edilmiş xüsusi formalar daxildir.

Kommersiya təşkilatının maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin tam keyfiyyətli analizi üçün mütləq şərt - maliyyə hesabatını oxumaq bacarığıdır, xüsusilə də onun əsas forması olan balansı, yəni hər bir balans maddəsinin iqtisadi məzmununu başa düşmək, onun qiymətləndirilməsi üsullarını, kommersiya təşkilatının fəaliyyətində rolunu, başqa maddələrlə əlaqəsini, bu və ya digər maddədə məbləğlərin dəyişməsi xarakterini və bu dəyişikliklərin kommersiya təşkilatının iqtisadiyyatına təsirini bilməkdir. Balansı oxumaq bacarığı yalnız balans maddələrinin öyrənilməsi əsasında müəssisə haqqında xeyli təsəvvür əldə etməyə imkan verir. Balansın oxunması kommersiya təşkilatının özünün dövriyyə vəsaitləri ilə təmin olunma dərəcəsini müəyyənləşdirməyə, hansı maddələrin köməyilə bu ölçülərin dəyişməsini, vəsaitlərin səfərbər edilməsinin aşkar etməyə, onların təyinatı ilə istifadə etməyə imkan verir. Kommersiya təşkilatının rəhbəri, iqtisadi və digər xidmətlərin işçiləri müxtəlif məsələlərin həlli üçün balansı oxumaq bacarığına malik olmalıdırlar.

Plan işində balansda qeyd olunmuş resursları nəzərə almaq lazımdır: təchizat planını tərtib edərkən - istehsal ehtiyatlarını, istehsal smetası tərtib olunarkən - başa çatmamış istehsal qalıqlarını, reallaşdırma planı tərtib edilərkən - anbarlarda hazır məhsul qalıqlarını və yüklmiş məhsulları; maliyyə planı hazırlanarkən - dövriyyə vəsaitlərini, material ehtiyatlarını və başqa dəyərləri, pul vəsaiti qalıqlarını, dövriyyə vəsaitləri strukturunun optimallığını və s. nəzərə almaq vacibdir.

Əgər analiz yalnız balans əsasında aparılırsa, onda bu və ya digər məsələlər ümumi qaydada nəzərdən keçirilə bilər. Balansla yanaşı, hesabatın digər formalarından və cari mühasibat uçotunun formalarından da istifadə etməklə öyrənilən məsələlərin əhatə dairəsi xeyli genişlənir və analizi dərinləşir.

Analiz etmək vərdişlərinə nəinki peşəkar analitiklər və mühasiblər, həm də kütləvi hesabat istifadəçiləri malik olmalıdırlar.

Mənbə: www.banker.az