Təhtəlhesab şəxslər müəyyən edilmiş məqsədlər üçün müəssisədən pul alımış müəssisənin işçiləridir. Təhtəlhesab şəxslərə avans olaraq pul vəsaitləri təşkilatın kassasından nağd şəkildə və ya bankda olan hesablarından onların əmək haqqı kartlarına köçürmə yolu ilə ödənilir. Təhtəlhesab şəxslərə nəğd pul aşağıdakı hallarda verilə bilər:

• ezamiyyə xərcləri üçün;
• inzibati-təsərrüfat və əməliyyat xərcləri üçün (dəftərxana mallarının alınması, xırda təmir, nümayəndəlik xərcləri və s.);
• nümayəndəlik xərcləri üçün.

Təhtəlhesab şəxslərə pul verdikdə yaddan çıxartmaq lazım deyil ki, təhtəlhesab şəxslər aldıqları avansların təyinatından asılı olaraq 5 iş günü müddətində onların xərclənməsi barədə mühasibatlığa avans hesabatı təqdim etməlidirlər və xərclənməyən pul qalığını kassaya qaytarmalıdırlar. Eyni şəxsə yeni avans məbləği yalnız əvvəl verilmiş avans məbləği haqda hesabat təqdim edildikdən və pulun qalığı qaytarıldıqdan sonra verilir.

Ezamiyyə məqsədləri üçün verilən avans məbləğləri üzrə avans hesabatları isə təhtəlhesab şəxs ezamiyyətdən qayıtdıqdan sonra onun tərəfindən 3 iş günü müddətində mühasibatlığa təhvil verilməlidir;

Nəğd pullar işçinin ərizəsi əsasında verilir. Ərizə müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiqlənməlidir. Ərizədə müəssisə rəhbəri qeyd etməlidir: nə qədər pul verilir və hansı tarixədək.

Pullar kassadan verildikdə kassa məxaric orderi tərtib edilir (forma KO-2)

Alınan pullara görə təhtəlhesab şəxs avans hesabatı tərtib etməli və müəssisə mühasibatlığına təqdim еtməlidir. Mühasibatlıqda təqdim оlunmuş avans hеsabatı, оna əlavə оlunan еzamiyyə vəsiqəsi və digər sənədlər əsasında (çеk, qaimə, qəbz, nəqliyyatla əlaqədar bilеtlər və s.) ətraflı yохlanılır və hеsabat müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiq еdilir.

Nəzərdə saxlamaq lazımdır ki, "Nağdsız hesablaşmalar haqqında" AR qanunun 3.3 maddəsinə əsasən ƏDV məqsədləri üçün qeydiyyata alınmış vergi ödəyiciləri və vergi tutulan əməliyyatlarının həcmi ardıcıl 12 aylıq dövrün istənilən ayında (aylarında) 200 000 manatdan artıq olan ticarət və (və ya) ictimai iaşə fəaliyyəti ilə məşğul olan vergi ödəyiciləri tərəfindən təqvim ayı ərzində ümumi məbləği 30 000 manatdan, digər vergi ödəyiciləri tərəfindən isə təqvim ayı ərzində ümumi məbləği 15 000 manatdan artıq olan hesablaşmalar üzrə ödənişlər yalnız nağdsız qaydada həyata keçirilməlidir.

AR Vergi Məcəlləsinin 58.7-1maddəsinə əsasən:

58.7-1. Qanunla nağd qaydada həyata keçirilməsi məhdudlaşdırılan əməliyyatların nağd qaydada həyata keçirilməsinə görə malı (işi, xidməti) təqdim edən vergi ödəyicisinə qanunvericilik pozulmaqla aparılan əməliyyatın ümumi məbləğinin təqvim ili ərzində belə hala birinci dəfə yol verdikdə 10 faizi, ikinci dəfə yol verdikdə 20 faizi, üç və daha çox dəfə yol verdikdə 40 faizi miqdarında maliyyə sanksiyası tətbiq edilir.

Əgər təhtəlhesab şəxs aldığı pulu tam xərcləməyibsə, o artıq qalan pulu kassaya qaytarmalıdır. Əgər işçi artıq pul xərcləyibsə müəssisə onu kompensasiya edə bilər.

Təhtəlhesab məbləğlərin avans hesabatı müəyyən olunmuş müddətdə təqdim edilmədikdə və ya istifadə edilməmiş avans qalığı kassaya qaytarılmadıqda bu borclar qüvvədə olan qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq avans məbləğini alan şəxsin əmək haqqından tutulur, və ya müəssisə hesabına silinə bilər.

Bundan başqa, AR Vergi Məcəlləsinin 98.2.7 maddəsinə əsasən işəgötürən tərəfindən işçiyə (təhtəlhesab şəxsə) verilmiş təhtəlhesab vəsait müvafiq icra hakimiyyəti orqanının müəyyən etdiyi orqan (qurum) tərəfindən müəyyən edilmiş qaydada geri qaytarılmadıqda - həmin vəsaitin məbləği işçinin muzdlu işlə əlaqədar alınan gəlirinə aid edilib fiziki şəxslərin muzdlu işlə əlaqədar gəlir verisinə cəlb edilir. Eyni zamanda, icbarı dövlət sosial müdafiə fonduna və işsizlikdən sığorta fonduna da ayırmalar hesablanır.

Təhtəlhesaba verilmiş məbləğ 244 N-li "Təhtəlhesab məbləğlər" hesabının debetinə, pul vəsaitlərini uçota alan hesabların (əsasən 221 N-li "Kassa" hesabının) kreditinə yazılır. Təhtəlhesab şəxslər tərəfindən xərclənmiş məbləğlər isə 244 N-li "Təhtəlhesab məbləğlər" hesabının kreditinə, məsrəfləri və əldə olunmuş qiymətliləri uçota alan, habelə xərclərin xarakterindən asılı olaraq digər hesabların debetinə yazılır.

Təhtəlhesab şəxslər tərəfindən vaxtında qaytarılmayan təhtəlhesab məbləğlər 244 №-li "Təhtəlhesab məbləğlər" hesabının kreditində və 343 N-li "Keçmiş illər üzrə bölühdürülməmiş mənfəət (ödənilməmiş zərər)" və ya 533 "İşçi heyətinə qısamüddətli kreditor borcları" hesablarının debetində əks etdirilir.

244 N-li "Təhtəlhesab məbləğlər" hesabı üzrə analitik uçot verilən hər bir avans üzrə aparılır.

Təhtəlhesab şəxslərlə hesablaşmaların müxabirləşmələri aşağıdakı cədvəldə verilib